Op deze pagina tref je instructies en uitleg over verschillende onderwerpen, zoals het instellen van je e-mailadres in Outlook.
Outlook
Als het goed is heb je van ons een ZIP-mapje ontvangen, waarin de bestanden voor de e-mail handtekening zitten. Pak het mapje met de naam {Organisatie}_bestanden.zip uit. Deze ZIP bevat 1 map en 3 losse bestanden. Selecteer ze allen en klik op kopiëren.
In Windows Verkenner kun je bovenin de ‘adres’balk typen. Klik hierop en typ %appdata% en druk op ENTER. Als het goed is wordt je nu direct naar een specifieke map geleid. Zie de afbeeldingen hieronder.
Klik op de map ‘Microsoft’ en vervolgens op de map ‘Handtekeningen’.
In de ‘Handtekeningen’ map staan alle reeds geïnstalleerde handtekeningen. Plak hier de bestanden die je aan het begin hebt geselecteerd. Zodra de map + de 3 losse bestanden zijn geplakt, ben je klaar.
Nu gaan we de e-mail handtekening koppelen aan jouw e-mailadres. Open Outlook en klik op ‘Nieuwe e-mail’ om een nieuw bericht op te stellen.
Aan de rechterkant zie je ‘Handtekening’. Klik hierop en je treft een lijst aan met reeds geïnstalleerde handtekeningen. Wellicht ook de zojuist door jou geïnstalleerde handtekening. Klik op het linkje onderin ‘Handtekeningen’.
Hier kun je jouw e-mail handtekening gaan koppelen aan een specifiek e-mailadres. Wil je de handtekening altijd gebruiken bij e-mails die je verstuurd én beantwoord, selecteer dan in de dropdown menu’s de betreffende handtekening. Klik vervolgens onderin op OK en je bent klaar! Je dient even een nieuw bericht op te stellen, om te testen of de handtekening ook daadwerkelijk zichtbaar wordt.
Als het goed is heb je van ons een URL (of meerdere) ontvangen, waarop je de e-mail handtekening in de browser kunt bekijken. Indien dit niet het geval is, neem dan even contact met ons op. Het meegestuurde ZIP-mapje is puur een backup; sla deze ergens op, zodat je er in geval van nood weer bij kunt komen. Open de URL in je browser. Bijvoorbeeld Firefox of Chrome. Je ziet nu de handtekening. Klik op CTRL + A (selecteer alles) om de volledige handtekening te selecteren. Klik nu op CTRL + C om alles wat je geselecteerd hebt te kopiëren. Zie de afbeelding hieronder.
Open Outlook en klik op ‘Nieuwe e-mail’ om een nieuw bericht op te stellen.
Zodra het venster om een nieuw bericht op te stellen is geopend, zie je aan de rechterkant een linkje genaamd ‘Handtekening’. Klik hierop. Je zult nu een lijst met reeds geïnstalleerde e-mail handtekeningen aantreffen (indien aanwezig) en daaronder een linkje genaamd ‘Handtekeningen’ (zie de afbeelding hieronder). Klik daarop.
Zie onderstaande afbeelding. Klik op ‘Nieuw’ om een nieuwe e-mail handtekening te maken. Geef jouw e-mail handtekening een passende naam. Een logische naam zou zijn de naam van de organisatie en mogelijk jouw naam, indien de handtekening specifiek voor jou geldt.
In het begin heb je vanuit de browser jouw e-mail handtekening gekopieerd. Klik nu ergens in het grote witte tekstvlak en plak hier de e-mail handtekening. Dat kan via de toetsen op je toetsenbord CTRL + V of door rechtermuisknop > Plakken toe te passen. Nu zal jouw handtekening in het tekstvlak worden geplakt. Mogelijk niet helemaal correct, maar dit zal naar alle waarschijnlijk straks visueel wél goed worden weergegeven.
Aan de rechterkant zie je een drietal gegevens die je kunt ingeven. Zie de afbeelding hieronder. Hier kun je de door jou aangemaakt handtekening koppelen aan een specifiek e-mailadres. Wil je de handtekening altijd gebruiken bij e-mails die je verstuurd én beantwoord, selecteer dan in de dropdown menu’s de betreffende handtekening. Klik vervolgens onderin op OK en je bent klaar! Je dient even een nieuw bericht op te stellen, om te testen of de handtekening ook daadwerkelijk zichtbaar wordt.
Als je een back-up hebt gemaakt van je e-mails (en mogelijk contactpersonen) kun je deze importeren in Outlook. Afhankelijk van je Outlook versie, ga je links bovenin naar ‘Bestand’ > ‘Openen’. Hier zie je Importeren/exporteren. Klik hierop.
Selecteer Gegevens uit een ander programma of bestand importeren en klik op Volgende.
Selecteer Outlook-gegevensbestand (.PST) en selecteer vervolgens Volgende.
Blader naar het .pst-bestand dat je wilt importeren. Dit is de locatie waar je eerder jouw back-up hebt opgeslagen. Geef onder Opties aan hoe je dubbele e-mailberichten en contactpersonen wilt verwerken en klik op Volgende.
Zorg ervoor dat het te importeren bestand in het juiste account wordt geïmporteerd. Hieronder zie je binnen welk account het bestand zal worden geïmporteerd. Klik op Voltooien om de import te realiseren. Mocht je tijdens het exporteren hebben gekozen voor een wachtwoord, dan zal Outlook hier nog om vragen.
Heb je al een account (e-mailadres) die je in Outlook gebruikt, dan is het altijd verstandig om een back-up te maken van alle e-mails in je Postvak IN. Hoe je dit kunt doen, lees je in de instructies van ‘Back-up maken van je Postvak IN‘.
Afhankelijk van je Outlook versie, ga je links bovenin naar ‘Bestand’ > ‘Accountinstellingen’. Staat hier jouw account (e-mailadres) nog niet tussen? Dan kun je de instructies volgen van ‘Nieuw account instellen‘.
Klik op het account waarvan je de instellingen wilt wijzigen. Vervolgens tref je onderstaand scherm aan.
Zoals je hierboven kunt zien, hebben wij het type account op IMAP staan. Het kan zijn dat jij POP3 gebruikt als je jouw account reeds hebt toegevoegd. Wij adviseren om IMAP te gebruiken, omdat de e-mails bij dit type worden opgeslagen op de server. Mocht je computer crashen, blijven je e-mail berichten altijd bewaard.
Gebruik de volgende instellingen:
Sever voor inkomende e-mail: mail.zxcs.nl
Server voor uitgaande e-mail (SMTP): mail.zxcs.nl
Gebruikersnaam: Hier voer je jouw e-mailadres in.
Wachtwoord: Hier voer je jouw wachtwoord in.
Meer instellingen
Klik op ‘Meer instellingen’ en klik op het tabblad Geavanceerd. Gebruik hier de volgende instellingen. Zie ook de screenshot hieronder:
Als je het type account op IMAP hebt staan (zoals de screenshot hierboven), kun je de volgende instellingen gebruiken. Zie ook de screenshot hieronder:
Inkomende e-mail: 993
Uitgaande e-mail: 465
Als je het type account op POP3 hebt staan, kun je de volgende instellingen gebruiken:
Inkomende e-mail: 995
Uitgaande e-mail: 465
Geef aan dat het om een SSL (versleutelde verbinding) gaat, zoals in de screenshot hieronder.
Klik als laatste nog op het tabblad ‘Server voor uitgaande e-mail’. Zie de screenshot hieronder. Zorg ervoor dat ‘Aanmelden met’ is aangeklikt en vul je gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord in.
Als het goed is kloppen je instellingen en kun je nu de instellingen afronden door op ‘Volgende’ te klikken. Waarschijnlijk gaat Outlook een testmail verzenden. Als dit lukt en je ontvangt 2 groene vinkjes én een testmail, is alles succesvol ingesteld.
Het is altijd verstandig om een back-up te maken van de e-mails in jouw Postvak IN. Afhankelijk van je Outlook versie, ga je links bovenin naar ‘Bestand’ > ‘Openen’. Hier zie je Importeren/exporteren.
Selecteer Naar een bestand exporteren en selecteer Volgende.
Selecteer Outlook-gegevensbestand (.PST) en selecteer vervolgens Volgende.
Selecteer de e-mailmap waarvan je een back-up wilt maken en selecteer Volgende.
Kies een locatie en naam voor jouw back-upbestand en selecteer Voltooien.
Mogelijk vraagt Outlook nog om een wachtwoord te kiezen. Dit is niet verplicht. Als je de beide invoervelden leeg laat en op OK klikt, zal het exportbestand zonder wachtwoord worden opgeslagen.
Afhankelijk van je Outlook versie, ga je links bovenin naar ‘Bestand’ > ‘Accountinstellingen’. Staat hier jouw account (e-mailadres) al tussen? Dan kun je de instructies volgen van ‘Bestaand account wijzigen‘.
Klik op ‘Nieuw’ om een nieuw account toe te voegen en klik op het rondje ‘Handmatige instelling of extra servertypen’. Klik vervolgens op Volgende.
Vervolgens kies je de ‘service’. Kies hier voor POP of IMAP (zie de rode pijl hieronder).
Nu kunnen we allerlei instellingen gaan opgeven voor jouw e-mail account. Kies hieronder bij ‘type account’ voor IMAP.
Bij de overige velden vullen we de volgende gegevens in.
Naam: Hier benoem je de naam van jouw organisatie.
E-mailadres: Hier voer je jouw e-mailadres in.
Type account: IMAP
Server voor inkomende e-mail: mail.zxcs.nl
Server voor uitgaande e-mail (SMTP): mail.zxcs.nl
Gebruikersnaam: Hier voer je jouw e-mailadres in.
Wachtwoord: Hier voer je jouw wachtwoord in.
Meer instellingen
Klik op ‘Meer instellingen’ en klik op het tabblad Geavanceerd. Gebruik hier de volgende instellingen. Zie ook de screenshot hieronder:
Inkomende e-mail: 993
Uitgaande e-mail: 465
Geef aan dat het om een SSL (versleutelde verbinding) gaat, zoals in de screenshot hieronder.
Klik als laatste nog op het tabblad ‘Server voor uitgaande e-mail’. Zie de screenshot hieronder. Zorg ervoor dat ‘Aanmelden met’ is aangeklikt en vul je gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord in.
Als het goed is kloppen je instellingen en kun je nu de instellingen afronden door op ‘Volgende’ te klikken. Waarschijnlijk gaat Outlook een testmail verzenden. Als dit lukt en je ontvangt 2 groene vinkjes én een testmail, is alles succesvol ingesteld.
Apple Mail
Voor het maken van een back-up in Apple Mail kan de volgende video worden geraadpleegd.
Ga rechts bovenin naar Mail en klik op Voorkeuren.
Kies je huidige account (e-mailadres) en ga naar het tabblad Serverinstellingen. Zie de afbeelding hieronder. Vul voor de inkomende en uitgaande e-mail als Hostnaam mail.zxcs.nl in. Zorg ervoor dat je bij het veld Wachtwoord jouw huidige (wellicht nieuwe) wachtwoord invoert.
Controleer nog even bij de server inkomende en uitgaande e-mail of TLS/SSL aan staat. Controleer tevens of de poorten (getallen) kloppen. Dit zal automatisch goed moeten staan. Zodra je op Geavanceerde IMAP-instellingen klikt, zou je onderstaande gegevens moeten kunnen inzien.
IMAP:
Zorg ervoor dat bij inkomende e-mail het Poort nummer op 993 staat. Tevens kun je hier het vinkje ‘Gebruik TLS/SSL’ aanvinken, indien dit nog niet het geval is. Zorg ervoor dat bij uitgaande e-mail het Poort nummer op 465 staat. Tevens kun je hier het vinkje ‘Gebruik TLS/SSL’ aanvinken, indien dit nog niet het geval is. Hier kun je tevens het (eventueel nieuwe) wachtwoord nogmaals invoeren.
Bewaar de nieuwe wijzigingen door op de knop Bewaar te klikken.
Je bent klaar. De wijzigingen zijn gemaakt. Als het goed is kun je nu e-mails ontvangen en verzenden.
Google Gmail
Als het goed is heb je van ons een ZIP-mapje ontvangen met daarin allerlei bestanden, gerelateerd aan jouw e-mail handtekening. Tevens hebben wij je een URL gestuurd, waarop je de e-mail handtekening in de browser kunt bekijken. Indien dit niet het geval is, neem dan even contact met ons op. Het ZIP-mapje is puur een backup; sla deze ergens op, zodat je er in geval van nood weer bij kunt komen. Open de URL in je browser. Bijvoorbeeld Firefox of Chrome. Je ziet nu de handtekening. Klik op CTRL + A (selecteer alles) om de volledige handtekening te selecteren. Klik nu op CTRL + C om alles wat je geselecteerd hebt te kopiëren. Zie de afbeelding hieronder.
Ga nu naar Gmail.com. Zodra je bent ingelogd in jouw Gmail account, klik je rechts bovenin op het tandwieltje. Klik vervolgens op ‘Alle instellingen bekijken’. Zie de afbeelding hieronder.
Scroll nu een stukje naar beneden, totdat je het gedeelte voor ‘Handtekening’ tegen komt. Zie de afbeelding hieronder. Klik op de button ‘+ Nieuwe maken‘.
Geef jouw handtekening een eenvoudig te herleiden naam. De naam van jouw organisatie zou een passende naam zijn. Indien de handtekening specifiek voor jou geldt, kun je aanvullend nog jouw naam erbij typen.
Aan het begin van de handleiding heb je de volledige e-mail handtekening gekopieerd vanuit je browser. Plak deze nu in het witte tekstvlak. Als het goed is worden de afbeeldingen ook direct goed zichtbaar.
Zie de afbeelding hieronder. Zorg ervoor dat je bij ‘Voor gebruik bij nieuwe e-mails’ en ‘voor gebruik bij beantwoorden/doorsturen’ de juiste handtekening selecteert.
Scroll nu naar beneden en klik op de knop ‘Wijzigingen opslaan’. Je bent klaar! Zodra je nu een nieuw bericht gaat opstellen of een bericht gaat beantwoorden, zal de e-mail handtekening onder jouw bericht komen te staan.
Mozilla Thunderbird
Voor het maken van een back-up in Mozilla Thunderbird kan de volgende video worden geraadpleegd. De eerste 1:08 minuut zijn van toepassing. Wat daarna volgt is het terugzetten van de back-up.
Voor het terugzetten van een back-up in Mozilla Thunderbird kan de volgende video worden geraadpleegd. De instructies beginnen bij 1:08 minuut.
Webmail
Je kunt e-mails die gericht zijn aan jouw zakelijk e-mailadres altijd en overal online bekijken, via Webmail. Webmail werkt in principe exact hetzelfde als bijvoorbeeld Hotmail en Gmail, alleen benader je nu een andere URL.
Online log je in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Dit kun je als volgt doen:
Ga naar: https://www.jouwwebsiteurl.nl/webmail/
Login met jouw e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord.
*Vervang jouwwebsiteurl.nl met de URL van jouw website.
